(English below)

Sist oppdatert 08. februar 2022

GENERELLE VILKÅR FOR DELTAGELSE PÅ REKORDLØPETS ARRANGEMENTER

  1. Generelt

Disse generelle vilkårene gjelder for løp arrangert av Rekordløpet AS. Melder du på deg selv eller andre til ett av Rekordløpet AS sine løp godkjenner du våre til enhver tid gjeldende vilkår. Om du melder på en annen person enn deg selv er du ansvarlig for at denne personen er klar over og godkjenner våre vilkår.

  1. Bindende påmelding

Påmelding til samtlige løp hos Rekordløpet AS er bindende. Det betyr at det oppstår en betalingsforpliktelse ved påmelding, og du legges inn i arrangementets deltakerliste. Det er ingen refusjon av startkontingent, engangslisens eller betaling for andre produkter dersom du er forhindret fra deltakelse. Dette inkluderer også forfall som følge av sykdom og skade.

  1. Kjøp og salg av startplass

Påmelding til våre løp er personlig, og av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke tillatt å la andre delta i ditt navn. Videresalg av startplass tilbys ikke.

  1. Personopplysninger

For å kunne levere resultatlister av høy kvalitet, og for å kunne tilby våre deltakere best mulig service, må vi lagre utvalgte personopplysninger i vår database. Vi lagrer følgende informasjon:

– Navn
– Fødselsdato
– Mobilnummer
– E-post
– Adresse
– Pårørendeinformasjon (Navn og mobilnr)
– Klubb

Dette gjør vi for å kunne:

– Sikre at utøverne kommer i riktige aldersklasser
– Holde vårt utøverregister fritt for dubletter
– Sende påmeldingsbekreftelse
– Sende SMS med informasjon om startnummer og starttidspunkt
– Sende annen relevant informasjon om arrangementet
– Identifisere personer ved skader og uhell hvor offentlig helsepersonell blir involvert
– Utarbeide og publisere resultatlister

Personopplysningene blir kun lagret i vår database med disse formål. Vår behandling av personopplysninger er meldt til Datatilsynet i tråd med Personopplysningslovens bestemmelser. Informasjon fra vår database blir ikke avhendet eller distribuert eller på annen måte gjort tilgjengelig for tredje person, med unntak av databehandlere slik som for eksempel arrangementets tjenesteleverandør av påmeldingssystem og regnskap. Rekordløpet har inngått databehandleravtale med alle sine databehandlere.

Ved å melde deg på samtykker du i følgende:

– Arrangøren oppbevarer nødvendig personinformasjon om deg for å kunne gjennomføre arrangementet og yte deg best mulig service

– Navn, klubbtilhørighet og aldersklasse (land og by vises på deltakerlisten) publiseres på resultatlister og deltakerlister, som blant annet gjøres tilgjengelig på vår web.

– Det kan bli tatt bilder og videoopptak av deg under arrangementet. Ved å melde deg på løpet samtykker du i at disse bildene og videoopptakene kan legges ut på websidene til arrangementet og i våre sosiale medier og kanaler, sendes på TV og benyttes på resultatlister, reklamemateriell og annonsering både under og etter arrangementet.

– At din e-postadresse mottar nyhetsbrev. Du kan når som helst melde deg av vårt nyhetsbrev.

Les Deltager.no sine persondatavilkår for ytterligere informasjon vedrørende hvordan vi og vår leverandør behandler dine persondata.

  1. Endret eller avlyst løp

Vi forbeholder oss retten til å avlyse løpet, endre løypetrase, endre starttid/dato for fullføring og/eller endre andre forhold og forutsetninger nødvendige for gjennomføring av løpsarrangementet:

  1. a) på grunn av omstendigheter utenfor vår kontroll, inkludert men ikke begrenset til naturkatastrofe, krig, villet hendelse, pandemi eller annen alvorlig spredning av sykdom, pålegg fra myndighetene eller andre instanser, ny eller endret lovgivning, arbeidskonflikt, blokade, brann, flom, større ulykke eller sammenlignbar begivenhet.
  2. b) om vi eller myndighetene anser det som nødvendig for din og andre deltakere sin sikkerhet eller helse.
  3. c) hvis vi ikke får autoritetstillatelsene som er nødvendige for at vi har lov til/vil være i stand til å gjennomføre løpsarrangementet.

Rekordløpet AS er ikke forpliktet til å tilbakebetale påmeldingsavgiften eller annen kompensasjon i tilfeller der det gjøres endringer for praktisk gjennomføring av løpet (løype, starttid/dato og/eller andre forhold og forutsetninger nødvendige for gjennomføring av løpsarrangementet) dersom det skjer på grunn av en omstendighet i henhold til punkt a-c ovenfor. Om løpet i verste fall blir avlyst på grunn av omstendighetene i henhold til punkt a-c ovenfor vil vi refundere påmeldingsavgiften redusert med kr 50 får dekke påløpe administrasjonskostnader. Lisens og kjøpt t-skjorte refunderes ikke (t-skjorte sendes til kjøper per post mot fraktgebyr). Unntak gjelder dersom avlysning skjer i henhold til omstendigheter oppgitt i punkt 7 i disse vilkårene, vedrørende force majeure.

  1. Informasjon vedrørende Covid-19

Endringer i gjennomføring

Om gjennomføring av løpet vil bli helt eller delvis påvirket av Covid-19 og lovene, reglene, begrensningene og myndighetsbeslutningene som er eller kan bli bestemt grunnet Covid-19 (“Coronaregler”) er uklart. Vi forbeholder oss derfor retten til å endre løpets løype, starttid/dato for

gjennomføring og/eller andre forhold eller forutsetninger nødvendige for gjennomføringen av løpet, hvis vi mener det er behov for dette for at gjeldende Corona-regler skal overholdes. Rekordløpet AS har ingen forpliktelse til å tilbakebetale registreringsavgiften til deg eller betale erstatning eller annen kompensasjon i tilfeller der forutsetningene for gjennomføring av løpet endres basert på det som er angitt i dette avsnittet.

Redusert antall deltakere

Vi forbeholder oss retten til å redusere antall deltakere i løpet av årsaker som kan tilskrives Covid-19, hvis vi mener at dette må gjøres for at vi skal kunne fullføre løpet i samsvar med gjeldende Coronaregler. Hvis antall deltakere i løpet må reduseres, blir startplassene fordelt i den rekkefølgen påmeldingene er bekreftet av oss, dvs. basert på tidspunktet for bestillingsbekreftelsen. Hvis en slik reduksjon i antall deltakere betyr at du mister startplassen din, vil påmeldingsavgiften din refunderes med følgende unntak:

– Kr 50 for å dekke påløpte administrasjonutgifter.
– Lisens og kjøpt t-skjorte (t-skjorte sendes til kjøper per post mot fraktgebyr).

  1. Force majeure

Løpet kan avlyses på kort varsel grunnet force majeure. Kort varsel defineres her som 45 dager eller færre før arrangementsdato. Dersom arrangementet blir avlyst på kort varsel grunnet force majeure vil løpet ikke bli arrangert på ny dato. Neste løp vil finne sted et år senere. I dette tilfellet vil ikke påmeldingsavgift, gebyrer, lisens eller tilleggsbestillinger bli refundert (kjøp t-skjorte sendes til kjøper per post mot fraktgebyr). Arrangøren er ikke ansvarlig for eventuelle kostnader deltakeren har i forbindelse med arrangementet dersom løpet må avlyses på grunn av force majeure. I vår definisjon av force majeure inkluderer vi anbefalinger fra myndigheter, politiet eller andre instanser om at det ikke er trygt å gjennomføre arrangementet.

  1. Annet

Vi gjør alt vi kan for at informasjonen vil deler med våre deltagere skal være korrekt. Likevel kan det skje feil, og vi reserverer oss for at eventuelle feil i informasjonen du mottar kan forekomme. Rekordløpet AS har rett til å gjøre enkle endringer i disse vilkårene. Eventuelle endringer trer i kraft tidligst 30 dager etter at de er opplyst om til påmeldte deltagere. Om vi gjør vesentlige endringer i våre vilkår har du lov til å si opp din kjøpsavtale inngått med oss ref. pkt. 1 i disse vilkårene.

  1. Kontakt

Om du vil ta kontakt oss kan du sende e-post til kontakt@rekordlopet.no.

 

GENERAL TERMS AND CONDITIONS APPLICABLE TO THE EVENT

  1. In general

These general terms and conditions apply to races arranged by Rekordløpet AS. If you register for yourself or others for one of Rekordløpet AS’s races, you accept our terms and conditions applicable at any time. If you report to a person other than yourself, you are responsible for this person being aware of and accepting our terms.

  1. Binding registration

Registration for all events at Rekordløpet AS is binding. This means that a payment obligation arises upon registration, and you are added to the event’s list of participants. There is no refund of entry fee, one-time license or payment for other products if you are prevented from participating. This also includes illness and injury.

  1. Buying and selling a starting place

Registration for our races is personal, and for security reasons it is not allowed to let others participate in your name. Resale is not offered.

  1. Personal information

In order to deliver high quality result lists, and to be able to offer our participants the best possible service, we must store selected personal information in our database. We store the following information:

– Name
– Date of birth
– Mobile number
– E-mail
– Address
– Relatives information (Name and mobile number )
– Club

We do this to be able to:

– Ensure that athletes come in the right age groups
– Keep our athlete register free of duplicates
– Send registration confirmation
– Send SMS with information about BIB number and starting time
– Send other relevant information about the event
– Identify people in case of injuries and accidents where public health professionals are involved
– Prepare and publish result lists

The personal information is only stored in our database for these purposes. Our processing of personal data has been reported to the Norwegian Data Protection Authority in accordance with the provisions of the Personal Data Act. Information from our database is not disposed of or distributed or otherwise made available to third parties, with the exception of data processors such as the event’s service provider of the registration system and accounts. Rekordløpet has entered into a data processor agreement with all its data processors.

By signing up, you agree to the following:

– The organizer stores the necessary personal information about you in order to arrange the event and provide you with the best possible service

– Names, club affiliation and age group (country and city are shown on the participant list) are published on result lists and participant lists, which are made available on web.

– Photos and video recordings of you can be taken during the event. By registering for the race, you agree that these photos and video recordings can be posted to of the event and in our social media and channels, broadcast on TV and used on result lists, advertising material and advertising both during and after the event.

– That your e-mail address receives newsletters. You can unsubscribe from our newsletter at any time.

Read Deltager.no’s personal data terms for further information regarding how we and our supplier process your personal data.

  1. Changed or canceled race

We reserve the right to cancel the race, change the course route, change the start time / date for completion and / or change other conditions and prerequisites necessary for the completion of the race event:

  1. a) due to circumstances beyond our control, including but not limited to natural disaster, war, willful event, pandemic or other serious spread of disease, orders from the authorities or other bodies, new or amended legislation, labor dispute, blockade, fire, flood, major accident or comparable event.
  2. b) whether we or the authorities consider it necessary for your and other participants’ safety or health.
  3. c) if we do not receive the authority permits that are necessary for us to be allowed / will be able to carry out the race event.

Rekordløpet AS is not obliged to refund the registration fee or other compensation in cases where changes are made for the practical implementation of the race (course, start time / date and / or other conditions and prerequisites necessary for the implementation of the race event) if it occurs due to a circumstance. according to point a-c above. If the race in the worst case is canceled due to the circumstances in accordance with point a-c above, we will refund the registration fee reduced by NOK 50 to cover accrued administrative costs. The license and purchased t-shirt are not refundable (t-shirt is sent to the buyer by post for a shipping fee). Exceptions apply if cancellation takes place in accordance with the circumstances stated in section 7 of these terms, regarding force majeure.

  1. Information regarding Covid-19

Changes in implementation

Whether the conduct of the race will be wholly or partly affected by Covid-19 and the laws, rules, restrictions and government decisions that are or may be determined due to Covid-19 (“Corona Rules”) is unclear. We therefore reserve the right to change the race course, start time / date for

completion and / or other conditions or prerequisites necessary for the completion of the race, if we believe there is a need for this in order for the current Corona rules to be complied with. Rekordløpet AS has no obligation to refund the registration fee to you or pay compensation or other compensation in cases where the conditions for completing the race are changed based on what is stated in this section.

Reduced number of participants

We reserve the right to reduce the number of participants during races attributable to Covid-19, if we believe this must be done in order for us to complete the race in accordance with applicable Corona Rules. If the number of participants in the race must be reduced, the starting places will be distributed in the order in which the registrations are confirmed by us, ie based on the time of the booking confirmation. If such a reduction in the number of participants means that you lose your starting place, your registration fee will be refunded with the following exceptions:

– NOK 50 to cover administration expenses .
– License and purchased t-shirt (t-shirt is sent to the buyer by post for a shipping fee).

  1. Force majeure

The race can be canceled at short notice due to force majeure. Short notice is defined here as 45 days or less before the event date. If the event is canceled at short notice due to force majeure, the race will not be rescheduled. The next race will take place a year later. In this case, the registration fee, fees, license or additional orders will not be refunded (purchase t-shirt is sent to the buyer by post against shipping fee). The organizer is not responsible for any costs the participant has in connection with the event if the race has to be canceled due to force majeure. In our definition of force majeure, we include recommendations from the authorities, the police or other bodies that it is not safe to carry out the event.

  1. Other

We do everything we can to ensure that the information we share with our participants is correct. However, errors can occur, and we reserve the right to make any errors in the information you receive. Rekordløpet AS has the right to make simple changes to these terms. Any changes will take effect no earlier than 30 days after they have been notified to registered participants. If we make significant changes to our terms, you are allowed to terminate your purchase agreement entered into with us, ref. Point 1 of these terms.

  1. Contact

If you want to contact us, you can send an e-mail to kontakt@rekordlopet.no.